Qué es ERP software, para qué sirve y cuáles son los mejores

Un ERP es un sistema de gestión empresarial que sirve para gestionar todos los recursos de la empresa mediante un programa informático. Existen diferentes opciones según el tipo de negocio, sector y tamaño así como también los que son más usados para nóminas, contabilidad e incluso lo que son gratis o de pago. Así que como hay diferentes tipos, vamos a ver los mejores programas de ERPS.

Qué es un ERP y para qué sirve

Su significado es “Sistema de planificación de recursos empresariales”. Este nombre deriva de la abreviatura de las siglas en inglés “ERP” que significa Enterprise Resource Planning.

La función principal de un programa ERP es la de facilitar el proceso de negocio, es decir, ayudar a gestionar todos los departamentos de la empresa mediante un programa informático. Este, generalmente puedes comprarlo por módulos. En función de las necesidades de cada cliente es instalado Microsoft Dinamics de Microsoft, SAP y otros sistemas ERP más usados.

Módulos de ERP

Cada uno de ellos es una aplicación que funciona en conjunto con el servidor y el resto de módulos, es decir, que todo el sistema ERP o software puede instalarse por separado. Para que puedas comprenderlo mejor, vamos a ver ejemplos de ERP:

• Módulo nóminas.
• Contabilidad.
• Almacén.
• Ventas y comercial.
• Recursos humanos o RHH.

Como todas las empresas son algo diferentes algunas necesitan gestionar la contabilidad y conectar estos datos con los de almacén y ventas y, en cambio, los negocios que no fabrican o no disponen de material a la venta esta parte del programa pueden excluirla, así que ahorran dinero al evitar tener que instalar todo el aplicativo.

Programas de ERPS

• SAP
• Microsoft Dynamics AX, CRM.
• Oracle.
• Onyx Financials.
• Libra.

SAP

Quizás es el más conocido pero también el ERP más caro. Tiene una cuota de mercado muy alta, muchísimas empresas lo utilizan, generalmente multinacionales y conglomerados empresariales con grandes volúmenes de datos.

Las ventajas de SAP es que contempla cada área de la empresa. Puede instalarse bajo demanda. Si necesitas un módulo se instala y si no es necesario no hace falta que lo pagues.

Los inconvenientes de SAP es que es muy caro y la implantación es lenta. En muchos casos hace falta un año o más hasta completar todo el proceso de instalación, programación a medida, configuración y diagnóstico para asegurar que todo funciona adecuadamente.

Microsoft Dynamics

Algo más barato que SAP Microsoft Dynamics es otro de los programas de gestión empresarial más utilizado en la actualidad. Ofrece las ventajas de tener detrás una de las compañías informáticas más grandes del mundo, la archiconocida por el sistema operativo Windows y mobile.

Aunque en cierto sentido Microsoft Dynamics, el ERP es más barato tampoco está libre de gastos. La implementación en la empresa es cara aunque sus beneficios son muchos hay que evaluar y programar con sumo cuidado toda la planificación previa. Los módulos de Microsoft Dynamics son:

• Dynamics ERP:
  • Dynamics AX
  • GP.
  • NAV o Navision.
  • SL.

Dynamics ERP es un programa enfocado a las empresas de tamaño medio y a su vez también dispone de más opciones autoinstalables como:

• Microsoft Dynamics C5.
• Management Reporter.
• RMS.
• Point of Sale.
• Dynamics Snap.

Una de las grandes ventajas de Microsoft Dynamics es su integración completa con el paquete de programas ofimáticos Office. Debido a que es el mismo fabricante o desarrollador de software todas las versiones ya vienen con la opción completa, algo diferente a otros ERPS que hay que programarlo según las necesidades de cada cliente.

Oracle

Otro de los grandes debido a la potencia de su base de datos es Oracle ERP. Desde hace mucho tiempo es conocidísimo por tener una de las mejores bases de datos relacionales. Sus sistemas soportan millones de registros, funcionan con Linux y con Windows así que el ERP de Oracle sirve para cualquier tipo de empresa e infraestructura informática.

Al igual que los otros sistemas ERP, Oracle tiene el objetivo de gestionar todos los recursos que involucran el negocio:

• Gestión financiera.
• Suministros.
• Almacén.
• Comercial.
• Ventas.
• Contabilidad.
• Recursos humanos.
• Transporte.

En función del tipo de aplicación puedes encontrarlo como CRM o ERP.

Al igual que sucede en los casos anteriores es un tipo de aplicación para medianas y grandes empresas. Aunque una pyme podría funcionar a la perfección con este tipo de programas de gestión empresarial en la práctica, debido al coste de las licencias, el importe de los servidores y el dinero que cuesta la horas de consultoría informática en Madrid, Valencia o Barcelona así como en todas las ciudades importantes, el desarrollo a media hace que sea inviable para pymes y negocios locales de pequeña envergadura.

Los módulos o programas ERPS de Oracle son:

• E-Business Suite.
• Fusion Applications.
• PeopleSoft Enterprise.
• JD Edwards EnterpriseOne.

Sage

Tiene diferentes opciones entre las que destaca la gestión online de hasta 200 usuarios, es decir, que puedes crear doscientas cuentas para los empleados de la empresa. Cada uno con su nombre de usuario y contraseña para que todo quede registrado.

Es una alternativa a SAP ERP, Oracle y Dynamics. Permite plantificar todos los departamentos, documentación, creación de informes, listados y gestión del stock, albaranes y facturación en el mismo programa.

Sage llama a sus soluciones informáticas Business Management Solutions o BMS.

Al igual que las otras opciones de programas erps puede instalarse por módulos, algo que facilita el acceso a este tipo de software a muchas empresas.

• Sage 200c: para 200 empleados online.
• X3: mínimo 100 empleados. Enfocado a multinacionales.
• CRM: de 1 a 500 empleados, mayor versatilidad que los anteriores.
• TPV: para el sector retail. Funciona hasta con 50 usuarios o empleados. Ideal para una empresa mediana.

Onyx Financials

Mucho más pequeño que las anteriores soluciones EPR de informática Onyx Financials está pensado para la gestión contable y financiera.

Esto es una ventaja porque permite su uso por parte empresas pequeñas, pymes y negocios que tienen un volumen alto de transacciones pero sin llegar al número de las multinacionales o empresas con mucha distribución. Los módulos de Onyx son:

• Contabilidad.
• Activos.
• Fiscalidad.
• Tesorería.

El módulo de contabilidad es para gestionar varias empresas. También sirve para una pero tiene esta opción. Existen muchos negocios, despachos y gestorías que llevan la contabilidad de docenas o cientos de pequeñas empresas así que sirve para este propósito.

Pueden realizarse asientos de contabilización, gestionar la tesorería, realizar facturas y utilizar las plantillas predefinidas o crear nuevas plantillas a elección del usuario.

Los activos facilitan el control y mantenimiento de la amortización periódica, las simulaciones a futuro, la enajenación de bienes y todo el inventario.

El módulo de fiscalidad de este ERP ayuda para la presentación de la declaración de la renta y todos los tributos municipales y estatales. Desde la presentación del modelo de IRP 115, 110 pasando por los modelos 303, 340, 349, 347 que incuben a autónomos y empresas SL y SA.

También dispone de otro programa que puede instalarse bajo petición, el llamado “Tesorería”. Este sirve para realizar remesas mediante la normativa SEPA así como la tramitación de documentos, envío y recepción. También funciona para estimar el riesgo bancario, realizar la trazabilidad y previsiones de tesorería.

Es bastante completo y tiene su hueco en el mercado debido a que está orientado a otro tipo de empresas a las que apuntan Microsoft Dynamics o SAP EPR.

Libra

Puede adaptarse a diferentes sectores empresariales como alimentación, mayoristas de productos frescos y perecederos, Construcción, Retail, Servicios y farmacéutico. Este último tiene una implantación numerosa.

Al igual que la mayoría de ERPs consta de diferentes módulos. Cada uno de ellos tiene un precio diferente y, en función de las necesidades de cada empresa serán instalados más o menos programas.

Libra ERP posee 26 módulos que gestiona almacén, RRHH, comercial, dirección y todos los departamentos. Si alguno no está definido es posible realizar la programación a medida para adaptarlo. Eso sí, con un sobrecoste importante.

Está disponible la versión 365 con Business Intelligente, envío y recepción de datos móviles, pago mediante TPV, para tarjetas, factura electrónica y gestión documental.

Diferencias entre un ERP y CRM

Aunque la definición dice que son cosas diferentes en la práctica, en la realidad y en el día a día hay muchos programas que se confunden porque abarcan parcelas similares. No obstante, vamos a ver las diferencias entre un ERP y un CRM:

• CRM es Customer Relationship Manager, gestiona clientes, ventas y todo lo relacionado con el día a día del comercial y el departamento de ventas y Marketing.
• ERP es Entreprise Resource Planning y sirve para gestionar todos los departamentos empresariales.

Un ejemplo sencillo es que con el ERP podrás gestionar toda la empresa, cada departamento uniendo datos mientras que con un programa CRM sólo puedes gestionar Comercial y Ventas. Pero como decimos esto es la teoría, en la práctica hay bastante CRMs que también son capaces de tocar otros departamentos fuera de Marketing y Ventas debido a que, con el paso de los años han ido ampliando sus funcionalidades hasta convertirse en verdaderos programas de gestión total.

¿Existe un ERP online?

Por supuesto. Hoy en día es frecuente que cualquier software dispongo de opciones para conectarse mediante internet y obtener datos importantes del negocio. Tal y como hemos mencionado SAGE lo ofrece para 200 empleados pero el resto de soluciones y sistemas ERP online también. Aunque no se denominen así el de disponer de esta funcionalidad hace que se quede obsoleto.

¿Hay alguno para pymes?

• easyNAV 365.
• i68.
• Aytos.
• a3software.
• Exact.

Todos estos tipos de ERP para pymes cumplen a la perfección los requisitos mínimos. Cada uno está enfocado en un sector o varios, así que debes examinar atentamente sus funciones, precios y tiempos de implantación antes de comprar uno.